Sveitarstjórn

Hallfreður Vilhjálmsson, Hlynur Sigurbjörnsson, Arnheiður Hjörleifsdóttir, Stefán Ármannsson, Sigurður Sverrir Jónsson, Ása Helgadóttir, Elísabet Benediktsdóttir,

Hallfreður Vilhjálmsson oddviti, setti fundinn og bauð menn velkomna og var síðan gengið til dagskrár.

Að auki sátu fundinn, Laufey Jóhannsdóttir sveitarstjóri sem ritaði fundargerð, Skúli Lýðsson skipulags og byggingafulltrúi, Þorbergur Karlsson frá VSÓ Ráðgjöf undir lið 9 og Jóhann Þórðarson endurskoðandi undir lið 7. Undir lið 9 tóku Dóra Líndal og Björgvin Helgason sæti í stað Ásu Helgadóttur og Stefáns Ármannssonar.

Fundargerðir nefnda sveitarfélagsins

1. 1002047 - 25. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar fór yfir fundargerðina, ræddi hvernig fyrirkomulag var við yfirferð umsókna varðandi framkvæmdaeftirlit nýbyggingar Heiðarskóla. Ákveðið var að við mat á hæfi umsækjanda verði tekið mið af reynslu umsækjanda af sambærilegum verkefnum, menntun og nálgun viðkomandi að verkefninu. 21 umsókn barst í framkvæmdaeftirlitið. Fundargerðin framlögð.

2. 1002046 - 26. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar fór yfir efnisatriði fundargerðarinnar. Ræddi að farið var yfir umsóknir um framkvæmdareftirlit með nýbyggingu Heiðarskóla. Fundargerðin framlögð.

3. 1002045 - 27. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar ræddi efnisatriði fundargerðarinnar.

Fundargerðin framlögð.

4. 1003001 - 28. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar ræddi efnisatriði fundargerðarinnar.

Fundargerðin framlögð.

5. 1003002 - 29. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar ræddi efnisatriðin og tillögu verkefnisstjórnar;

Verkefnisstjórn hefur lokið yfirferð á umsóknum vegna framkvæmdaeftirlits við nýbyggingu Heiðarskóla. Verkefnisstjórn leggur til við sveitarstjórn að gengið verði til samninga við THG arkitekta. Fundargerðin framlögð, sjá afgreiðslu tillögu undir lið 8.

6. 1003008 - 30. fundur verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Formaður verkefnisstjórnar ræddi efnisatriðin og tillögu nefndarinnar;

Samkvæmt mati VSÓ ráðgjafar og ákvæðum útboðsgagna er fráviksboð 1. frá Eykt hagstæðast. Í samræmi við það leggur verkefnisstjórn til við sveitarstjórn að leitað verði samninga við Eykt á grundvelli þess.

Fráviksboð 1. frá Eykt hljóðaði uppá kr. 485.432.178.- sem er um 80% af kostnaðaráætlun. Fundargerðin framlögð, sjá afgreiðslu á tillögu undir lið 9.

Mál til afgreiðslu

7. 1003003 - Umsögn um fjárfestingagetu Hvalfjarðarsveitar og fjárhagslegar skuldbindingar vegna nýbyggingar Heiðarskóla.

Jóhann Þórðarson frá Endurskoðunarskrifstofu Jóns Þórs Hallsonar fer yfir umsögnina eins og óskað var eftir á fundi sveitarstjórnar þann 9. febrúar 2010.

Jóhann Þórðarson endurskoðandi fór yfir umsögnina og gerði grein fyrir henni og forsendum;

Að tekið verði frávikstilboði Eyktar ehf. að fjárhæð kr. 485.432.178 í verkið. Tilboðið gerir ekki ráð fyrir að verksali taki eignir sem greiðslu upp í verkið. Gert er ráð fyrir að framkvæmdakostnaður falli til helminga á árin 2010 og 2011. Gert er ráð fyrir að 10% kostnaður falli til vegna ófyrirséðra liða og magnaukningar eða um 50 millj. kr. á byggingartímanum. Gert er ráð fyrir kaupum á nýjum búnaði að fjárhæð 15 millj. kr. Gert er ráð fyrir kostnaði við verkeftirlit, 14,7 millj. kr. Gert er ráð fyrir framlagi Jöfnunarsjóðs til framkvæmdanna að fjárhæð 34,9 millj. kr. Gert er ráð fyrir að um 280 millj. kr. af handbæru fé verði ráðstafað til greiðslu framkvæmda-kostnaðar á byggingartímanum. Gert er ráð fyrir að framkvæmdum verði lokið sumarið 2011 og byggingin tekin í notkun í ágúst 2011. Við mat á rekstri sveitarfélagsins til næstu ára er lögð til grundvallar fjárhagsáætlun 2010. Leiðrétt hefur verið fyrir lækkun Jöfnunarsjóðsframlaga vegna endurskipulagningar sveitarfélagsins. Skatttekjur sveitarfélagsins markast af núgildandi lögum og reglum um tekjustofna sveitarfélagsins. Lántaka vegna framkvæmdanna er áætluð 140 millj. kr. til 10 ára með 5% meðalvöxtum. Gert er ráð fyrir jafngreiðsluláni með fyrstu greiðslu afborgunar og vaxta árið 2012, árleg greiðsla er 18.131 þús. kr. Ekki er gert ráð fyrir sölu eigna sveitarfélagsins. Gert er ráð fyrir að rekstrarkostnaður húsnæðis aukist um 1 millj. kr. frá árinu 2012. Ekki er gert ráð fyrir auknum rekstrarkostnaði grunnskóla við flutning í nýtt skólahúsnæði. Ekki er gert ráð fyrir leigutekjum af gamla skólahúsnæðinu. Gert er ráð fyrir árlegum óvissum útgjöldum um 1% af tekjum eða 5 millj. kr. árin 2011-2013, en um 2% eftir það eða um 10 millj. kr. Vextir af uppsafnaðri sjóðsstöðu eru reiknaðir 4%. Gert er ráð fyrir að á tímabilinu 2012-2021 verði önnur fjárfesting 290 millj. kr. nettó og er henni dreift jafnt á tímabilið.

Reiknað út frá framangreindum forsendum er árleg fjármunamyndun frá rekstri um 88,3 millj. að meðaltali tímabilið 2010-2021. Við það bætast vaxtatekjur að meðaltali um 13,9 millj. kr. eða samtals um 102,2 millj. kr.

Staða handbærs fjár verður lægst um 45 millj. kr. árið 2011 en vex síðan að jafnaði um 52,7 millj. kr. á ári og nemur handbært fé í árslok 2021 572,4 millj. kr., en það ár lýkur afborgun langtímalánsins miðað við tíu ára lánstíma.

Staða handbærs fjár gerir mögulegt að greiða væntanlegt langtímalán

upp á skemmri tíma en áætlun gerir ráð fyrir. Þannig væri hægt að ljúka greiðslu lánsins á árinu 2014.

Niðurstaða:

Við höfum lagt mat á fjárhagsstöðu Hvalfjarðarsveitar tímabilið 2010- 2021 þar sem tekið er tillit til áforma sveitarfélagsins um nýfjárfestingu í grunnskólahúsnæði og búnaði fyrir um 565,1 millj. kr. Útreikningar okkar sýna, að gefnum framangreindum forsendum, að fjárhagsstaða sveitarfélagsins er góð og sveitarfélagið hefur sterka fjárhagsstöðu til að takast á hendur við verkefnið. Peningaleg staða sveitarfélagsins verður aftur orðin jákvæð árið 2014 og mun árlega eftir það vaxa að meðaltali um 54 millj. kr. á ári fram til ársins 2021 eða í lok áætlunartímabilsins.

Umsögn endurskoðanda samþykkt með fjórum atkvæðum. Þrír sitja hjá, Ása Helgadóttir, Sigurður Sverrir Jónsson og Elísabet Benidiktsdóttir.

8. 1002019 - Heiðarskóli, framkvæmdaeftirlit.

Tillaga verkefnisstjórnar fyrir nýbyggingu Heiðarskóla.

Tillaga verkefnisstjórnar; Verkefnisstjórn leggur til við sveitarstjórn að gengið verði til samninga við THG arkitekta um verkeftirlitið með nýframkvæmdum við Heiðarskóla.

Tillagan samþykkt með fimm atkvæðum. Tveir sitja hjá, Sigurður Sverrir Jónsson og Elísabet Benediktsdóttir.

9. 0912032 - Útboð vegna nýbyggingar Heiðarskóla.

Á grundvelli tilboða í nýbyggingu hefur VSÓ lokið yfirferð yfir þau boð sem bárust frá ÍAV, Eykt ehf., Já verki, Vestfirskum Verktökum. Tilboðin voru opnuð 18. febrúar 2010.

Tillaga verkefnisstjórnar;

Tilboð bárust frá fjórum aðilum, ÍAV, Eykt, Jáverk og Vestfirskum verktökum. Alls bárust 4 aðaltilboð og 9 frávikstilboð. Frávikstilboð voru heimiluð í útboðinu en forsendur þeirra voru:

• Engar eignir teknar uppí sem hluti af greiðslum.

• Aðrar byggingartæknilegar lausnir en kveðið er á um í útboðsgögnum, t.d. forsteyptar einingar og sv.frv.

Samkvæmt mati VSÓ ráðgjafar og ákvæðum útboðsgagna er fráviksboð 1. frá Eykt hagstæðast. Í samræmi við það leggur verkefnisstjórn til við sveitarstjórn að leitað verði samninga við Eykt á grundvelli þess.

Fráviksboð númer eitt. frá Eykt hljóðaði uppá kr. 485.432.178.- sem er um 80% af kostnaðaráætlun.

Oddviti ræddi fram komna tillögu og lagði til að tilboði Eyktar í byggingu nýs Heiðarskóla verði tekið.

Ása Helgadóttir vakti athygli á mögulegu vanhæfi sínu og óskaði eftir að fundurinn úrskurðaði um hæfi sitt. Fimm sveitarstjórnarmenn töldu hana hæfa; Hallfreður Vilhjálmsson, Arnheiður Hjöleifsdóttir, Stefán Ármannsson, Hlynur Sigurbjörnsson og Elísabet Benediktsdóttir. Ása Helgadóttir og Sigurður Sverrir Jónsson greiddu atkvæði gegn úrskurðinum. Niðurstaða. Ása Helgadóttir óskaði eftir að yfirgefa fundinn og sæti hennar tók, Dóra Líndal. Stefán Ármannsson vakti athygli á mögulegu vanhæfi sínu og óskaði eftir að fundurinn úrskurðaði um hæfi sitt; Niðurstaða Hlynur Sigurbjörnsson, Hallfreður Vilhjálmsson og Arnheiður Hjörleifsdóttir telja hann hæfan, Sigurður Sverrir Jónsson, Elísabet Benediktsdóttir og Dóra Líndal telja hann vanhæfan, Stefán Ármannsson situr hjá. Stefán Ármannsson óskaði eftir að víkja af fundinum og Björgvin Helgason tók sæti hans.

Tillagan um að gengið verði til samninga við Eykt samanber framangreinda bókun samþykkt með fimm atkvæðum. Sigurður Sverrir Jónsson og Elísabet Benediktsdóttir sitja hjá við afgreiðsluna um samning við Eykt.

Jafnframt verði sveitarstjóra falið að ganga frá samningum við Eykt og að með í samningagerðinni verði Þorbergur Karlsson frá VSÓ ráðgjöf og lögmaður sveitarfélagsins.

Fleira gerðist ekki. Fundargerðin upp lesin og samþykkt. Fundi slitið kl. 18.00